このたび、安芸土木事務所での用地買収に関する事務において、個人情報を含む郵便物の紛失が１件発生しました。

１　事案の概要

　徳島県内の市町村役場から安芸土木事務所に対して交付された戸籍謄本等の書類が、事務所内で所在不明となり、その後捜索を行うも発見に至りませんでした。
　当該書類は、安芸土木事務所において受け取った可能性が極めて高く、事務所外に持ち出して使用するものではないため、外部への流出の可能性は低いものと判断しています。

２　文書に記載されていた個人情報

　対象者（78名）の氏名、本籍、生年月日、続柄、性別

３　原因

　外部からの郵便物受領後の事務所内での管理体制が十分でなかったことによるものです。

４　対応

　当事者に対し、事態の説明と謝罪を行う予定です。（連絡先を調査中）

５　再発防止策

　県から市町村役場に交付を依頼し返送される戸籍謄本や住民票等の個人情報が含まれる書類の返送手段は、レターパックもしくは書留とします。
　外部からの郵便物受領後の職員間の受け渡しや担当者不在時の保管方法についてルールを定め、管理体制を強化します。

６　お問い合わせ先

　所　属　：土木部 土木政策課 企画担当
　係・担当：山中・宗光
　電　話　：088ｰ823ｰ9822
　メール　：170201@ken.pref.kochi.lg.jp