物品電子調達システムFAQ

公開日 2021年04月16日

INDEX

●利用方法 

○運用   ○資格      

●インストール・セットアップ関係

○ハード環境   ○ネットワーク/ハードウェア障害

●見積・開札業務

○見積   ○開札結果   ○落札~契約

 

●インストール・セットアップ関係

 

○ハード環境

・パソコン環境について

Q 電子見積を行なうにあたりどのような準備が必要でしょうか

A インターネットに接続するためのパソコン(Windows98SE以上が必須)
  A4が印字可能なプリンタ
  ISP(インターネット・サービス・プロバイダ)との契約
  メールアドレスの取得
  ソフトウェアのセットアップ(Windowsセキュリティパッチ、IEのバージョンアップ)
  Adobe Acrobat Reader(無料)・ Microsoft Excel ・ Microsoft Word のインストール
  等が必要です。


Q パソコン等の推奨環境はありますか

A 通信速度64kbps以上が必須ですが、見積期限ギリギリで入力した場合には、通信エラー等で無効になる事も考えられますので1Mbps以上を推奨します。


Q ブラウザの推奨はありますか

A 以下のブラウザについて動作確認済みです。

  Internet Explorer  11

   Google Chrome     85

   Microsoft Edge     85


Q ウイルス対策ソフトをインストールしていないと使用できないのですか

A 使用はできますが、お使いのパソコンを守る重要なソフトですので極力インストールしていただくようお勧めします。


Q ダウンロードしたPDFファイルがきれいに表示されないのですが

A Adobe Acrobat Readerの最新バージョンをインストールしてください。なお、最新バージョンについてはトップページの下にリンクがあります。


Q 本システムにはCookieやサーバ証明書等は必要ありますか

A ログイン完了を確認するために、Cookieを使います。そのため、Personal Firewall等でCookieを遮断している場合は見積・改札業務が行えません。
   サーバ証明書等については特に必要ありません。


Q プロキシサーバをおいてシステムを構築していますが、この条件でもインターネット接続する場合に問題はありませんか

A ファイアウォール等の設定をシステム管理者と相談のうえ、接続していただくようお願いします。


Q 本システムにはJavaScriptが必要ですか

A 見積金額登録、パスワード変更時に必要です。


・画面表示がおかしい

Q 画面表示が途中で切れてしまい全て表示されません

A 本システムはデスクトップ領域が1280×768ピクセルで表示されるよう設計されています。
1024×768ピクセル等の設定であれば、1280×768ピクセルで表示できるように画面のプロパティを変更してください。変更方法はWindowsのバージョンにより異なりますので、お使いのパソコンのマニュアルを参考にしてください。
 また、ノートパソコンや液晶ディスプレイ等で1024×768ピクセル以上の解像度の表示ができないものは本システムを正常に使用することができない場合があります。


・電子メールのソフトについて

Q メールの送受信に使用するソフトは何が必要ですか

A 電子メールソフトの指定は特にありません。メールの受け渡しが出来れば結構です。


 ○ネットワーク/ハードウェア障害

・パソコン障害時の対応について

Q 会社のパソコンが通信障害やハードウエア障害で使用できない場合はどうしたらよいのですか

A 申込者側に起因する障害には対応できません。申込者側のシステム管理者にお問い合わせください。


 

●見積・開札業務

 

○見 積

・消費税

Q 消費税及び地方消費税の取扱

A 見積金額には契約希望金額を入力します。
   したがって、課税事業者は消費税及び地方消費税分として10パーセントに相当する額を加算した金額を入力してください。(軽減税率対象のものを除く)


・見積提出の確認

Q 実際に見積提出されたか確認できますか

A 電子見積が提出されると、自動で確認メールが送信されます。
   メールには、案件番号・案件名・見積提出日時等が記載されていますので、確認してください。
   なお、見積金額についてはセキュリティのため省略していますが、【調達案件一覧】の画面で確認できます。


・見積金額の誤入力

Q 見積金額を誤って入力してしまいました、訂正はできますか

A 見積期限内であれば、いつでも訂正が可能です。また、見積りの意思がないにもかかわらず誤って入力した場合は、0円で訂正入力してください。
   もし、最低落札者になったにもかかわらず契約を行なわない場合には、やむを得ず指名停止の措置を取りまのでご注意ください。
   指名停止期間中は、物品電子調達システムへの見積参加も出来なくなります。


・同等品の取扱

Q 同等品での見積は認められますか

A メーカー名や型番を指定している場合は、同等品での見積りは認めていません。
   ただし、メーカーや型番を複数指定している場合は、指定された物品のいずれかについての見積を行ってください。
   なお、メーカー名や型番を指定していない場合は、規格欄若しくは仕様書に記載した仕様を満たす物品で見積もってください。


・見積依頼掲載

Q 見積依頼の掲載はいつでしょうか

A 見積依頼は毎日(開庁日)午前5時に【調達案件一覧】へ掲載されます。


・見積締切日

Q 見積締切日はいつでしょうか

A 見積締切日は 【調達案件一覧】に掲載された日を含んで、3開庁日後の午後11時59分までになります。
 例えば、金曜日午前5時に掲載された場合の締切は火曜日午後11時59分までになります。


・見積案件取下について

Q 開札前に見積案件を取り下げた場合、見積参加者には通知されるのでしょうか

A 品名や規格の入力誤り等により、見積期間中に案件を取り下げる場合がありますが、特に通知等は行いませんのでご了承ください。


・リサイクル品について

Q リサイクル品で見積りは可能でしょうか

A 不可です。
  なお、高知県では、トナー等のリサイクル可能なものについては、独自でリサイクルを行なっています。


・トナーカートリッジについて

Q 純正品以外は見積できないでしょうか

A 電子調達は同等品不可ですので、規格に記載されているとおりの物品で見積してください。
  純正品トナーの品番が記載されている場合は、その品番のトナー(純正品)で見積してください。県が提示した規格のトナーを納入できない場合は、やむを得ず指名停止の措置を取りますのでご注意ください。                                  
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           <規格欄への記載例>

○純正品の場合

  • トナーのメーカー名+品番
  • トナーの品番+プリンタ名(○○プリンタ用等)
  • トナーの品番

○汎用品可の場合

  • プリンタ名のみ
  • リサイクルトナーは不可です。

 ○開札結果

・開札結果の確認

Q 開札が行なわれた結果はどの様にして確認できるのでしょうか

A 開札終了後、見積参加者は【見積結果一覧】の画面で、それ以外の方は【競争結果一覧】 の画面で閲覧できます。


・落札方法

Q 落札者はどのようにして決定されるのですか

A 期限内に電子見積された方のうち、予定価格以下(最低制限価格を設定している場合は最低制限価格以上)の最低価格者を落札者とします。


・最低価格者が複数

Q 最低価格者が複数の場合はどうなるのでしょうか

A 見積金額入力時にあらかじめ入力していただく、0~999までの数値を使った電子くじにより、落札者を決定します。
  なお、入力した数値が同じ場合でも、到着順・到着時刻等の条件を加えて計算していますので、ご安心ください。


・落札通知

Q 落札通知は落札者だけに通知されるのですか

A 開札後、落札者の方には「発注メール」を送信します。
 落札者以外の見積参加者には通知しませんが、【見積結果一覧】 及び【競争結果一覧】の画面で落札金額や落札者を確認することができます。


Q メールアドレスを変更しましたが、変更の届けは必要ですか

A 登録したメールアドレスを変更した場合は「発注メール」が受信できなくなるため、変更の手続きが必要です。

 R3-R5電子調達参加申込書(随時)[PDF:62KB]に必要事項を記入し、 総務事務センターまで持参または郵送してください。
 変更登録後、新しいアドレスにメールをお送りしますので確認してください。
 なお、変更手続きの場合は、切手を貼った返信用封筒は必要ありません。


○落札~契約

・発注の確認

Q 発注メールを見落とした場合は自動的に失効となるのですか

A 発注メールの受信・非受信にかかわらず、総務事務センターからメールを送信した時点で契約が発生します。見落としやハード・通信の障害等で納期が遅延した場合でもやむを得ず指名停止の措置を取りますのでご注意ください。
 指名停止期間中は、物品電子調達システムへの見積参加も出来なくなります。


 

・契約書

Q 契約書の提出は必要ですか

A 本システムを使用した電子見積については、高知県契約規則第38条2項に定める請書とみなしますので、契約時の契約書・請書の提出は不要です。


 

●利用方法

 

○運用

・電子調達について

Q 電子調達とは何ですか

A このシステムでいう電子調達とは、ホームページ上に県の調達(購入)する物品の仕様書等を掲載し、電子見積による競争(インターネットを通じて電子の見積書を提出していただく)で落札者を決定するものです。


・電子調達の運用について

Q 会計管理局で発注する案件は全て電子調達になるのですか

A 本システムは高知県契約規則第31条に基づく随意契約のみを行ないます。したがって、入札案件につきましては従来どおりの方法で行います。
 なお、電子調達の場合は紙での見積書は受付けませのでご注意ください。


Q 見積案件の確認方法はどうするのですか

A ログイン後、【調達案件一覧】で確認できます。


Q 見積案件の対象範囲はどこまでですか

A 現在のところ、高知県本庁各課室が発注する物品に限って実施しています。
  1案件の予定価格が、印刷物では250万円まで、それ以外の物品は160万円までを対象とします。


Q 全ての案件に見積提出できますか

A 印刷物については一括下請負を禁じているため、高知県競争入札参加資格者登録名簿の『営業種目』に「印刷」が登録されていることが必要です。
 それ以外については、全て提出できます。


Q 納品書・請求書はどうなりますか

A 開札後、落札者に発注メールを送信します。
  メール送信後、落札者は受信の有無にかかわらず【受注物件一覧】画面から、「納品書兼請求書」を印刷し、使用してください。
  これ以外の様式は認められませんので、ご注意ください。
  「納品書兼請求書」の印刷に必要なAdobe Acrobat Readerの入手方法(無料)については、トップページの下にリンクがあります。


・ID・パスワードについて

Q ID・パスワードはどうやって取得するのですか

A R3-R5電子調達参加申込書(随時)[PDF:62KB]に必要事項を記入し、切手を貼付した返信用封筒を同封のうえ、総務事務センターまで持参又は郵送してください。 登録後、申込書写しにIDとパスワードを付与してお送りします。(申込書提出期限は毎月20日迄で、翌月開庁初日から参加できます。)
 なお、セキュリティ確保のため、IDとパスワード受領後はすぐにシステムにログインして【パスワード変更】画面で、パスワードを変更してください。


Q ID・パスワードを忘れてしまいました

A 上記の申込書により再発行の手続きを行ってください。
  登録完了までの期間は見積に参加できませんので、ご注意ください。


 

○資格

・参加資格について

Q どの様な参加資格が必要ですか

A 高知県競争入札参加資格者(物品購入等)名簿に登録されている方のうち、高知県内の本支店又は営業所を同名簿に登録されている方で、さらに物品電子調達システムの参加申込をされた方が参加できます。
 高知県競争入札参加資格登録(物品購入等)については令和3~令和5年度 競争入札参加資格審査申請書(物品購入関係)[DOC:493KB]をご覧ください。


Q 入札参加資格登録がありません

A 令和3~令和5年度 競争入札参加資格審査申請書(物品購入関係)[DOC:493KB]により申請をしてください。

 通常、受付月の翌々月初日に登録されます。(例:8月1日から末日までに申請書をご提出していただいた場合は、10月1日に登録されます。)

 その後、電子調達システムの参加申込(R3-R5電子調達参加申込書(随時)[PDF:62KB])をしてください。


Q 入札参加資格登録はあるが、県内支店・営業所で登録していない

A 令和3~令和5年度 競争入札参加資格審査申請書記載事項変更届(物品購入関係)[DOC:90KB]の【変更事項】欄に、高知県内事業所の追加登録と記載し、【変更後】欄に必要事項(住所、電話番号、名称)を記載のうえ、管轄する高知県税事務所の納税証明書(申請日から3月以内のもの(写し可))を添えて、 総務事務センター物品担当まで提出してください。

 その後、電子調達システムの参加申込(R3-R5電子調達参加申込書(随時)[PDF:62KB])をしてください。

※県内に支店又は営業所がない場合には、参加することができません。


 

連絡先

高知県 会計管理局 総務事務センター
住所: 〒780-8570 高知県高知市丸ノ内1丁目2番20号
電話: 企画・会計年度任用職員担当 088-823-9702
会計・物品担当 088-823-9788
給与担当 088-823-9876・9701
手当・旅費担当 088-823-9703
メール: 180301@ken.pref.kochi.lg.jp

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